PENYUSUTAN ARSIP DI BALAI KEKARANTINAAN KESEHATAN KELAS I PONTIANAK: PROSES, PENTINGNYA, DAN KEPATUHAN PADA PERATURAN

Oleh  : Ade Gunawan

Pontianak, 20 November 2024

Pengelolaan arsip merupakan salah satu aspek vital dalam kegiatan administrasi setiap lembaga, termasuk di lingkungan Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak. Sebagai instansi yang memiliki berbagai arsip penting terkait pelaksanaan tugas dan fungsinya, pengelolaan arsip harus dilakukan dengan sistematis dan efektif. Hal ini bertujuan untuk menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan dapat dipertanggungjawabkan dalam mendukung kinerja lembaga serta akuntabilitas pelayanan publik. 

Pentingnya Pengelolaan Arsip yang Baik 

Arsip memiliki peran yang sangat penting, bukan hanya sebagai dokumen administratif, tetapi juga sebagai memori kolektif bangsa. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan identitas dan jati diri bangsa, yang juga berfungsi sebagai acuan dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu, arsip harus dikelola dengan baik agar dapat diakses dengan mudah ketika diperlukan, sekaligus dilindungi dan diselamatkan dari kerusakan atau kehilangan.

Pengelolaan arsip tidak hanya sebatas penyimpanan, tetapi juga mencakup berbagai tahapan, salah satunya adalah penyusutan arsip. Penyusutan ini bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna, sehingga ruang penyimpanan dapat lebih efisien dan pengelolaan arsip menjadi lebih teratur.

Pengelolaan Arsip Inaktif: Langkah-langkah yang Ditempuh 

Pengelolaan arsip inaktif di Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak mengikuti prinsip-prinsip dasar kearsipan, seperti prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order). Dalam prakteknya, pengelolaan arsip inaktif dilakukan melalui beberapa langkah yang sangat terstruktur, yaitu:

1. Pemeriksaan dan Penataan Arsip

Langkah pertama dalam pengelolaan arsip inaktif adalah pemeriksaan arsip untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah memasuki retensi inaktif, sesuai dengan jadwal retensi arsip (JRA). Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan fisik dan informasi arsip tertata dengan baik dan dapat diakses dengan mudah. Jika ditemukan arsip yang rusak, maka langkah perbaikan akan segera dilakukan. 

2. Penataan Arsip dalam Boks

Setelah pemeriksaan, arsip-arsip yang sudah dinyatakan inaktif akan dikelompokkan dan disimpan dalam boks sesuai dengan jenis dan media penyimpanannya. Penataan dilakukan dengan mempertahankan urutan arsip seperti saat arsip masih aktif, guna memudahkan pencarian dan pengaksesan di masa depan.

3. Pelabelan dan Penomoran Boks Arsip

Setiap boks arsip akan diberi label yang memuat informasi penting seperti nomor boks, nama unit pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip. Sistem penomoran ini bertujuan untuk mempermudah pencarian arsip ketika diperlukan dan menghindari kekeliruan dalam proses pengelolaan arsip. 

4. Penyusutan Arsip: Pemusnahan yang Terencana

Penyusutan arsip tidak hanya melibatkan pemindahan arsip inaktif, tetapi juga pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Proses pemusnahan arsip harus dilakukan secara hati-hati dan mengikuti mekanisme yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, untuk memastikan bahwa tidak ada arsip yang dihancurkan secara sembarangan atau tanpa prosedur yang jelas.

Pelayanan Arsip Inaktif

Selain pengelolaan, pelayanan arsip inaktif juga merupakan bagian penting dalam pengelolaan arsip yang baik. Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak menyediakan layanan peminjaman arsip inaktif untuk mendukung kebutuhan internal dan eksternal lembaga. Pelayanan arsip ini dilakukan dengan ketentuan yang ketat, seperti:

1. Peminjaman Arsip Inaktif

Peminjaman arsip inaktif dapat dilakukan oleh pihak internal maupun eksternal lembaga, namun hanya untuk arsip yang sesuai dengan sistem klasifikasi keamanan dan akses yang telah ditetapkan. Arsip inaktif yang sudah rusak fisiknya atau yang bersifat rahasia hanya dapat dipinjamkan dalam kondisi tertentu, misalnya untuk keperluan penegakan hukum.

2. Mekanisme Peminjaman

Peminjaman arsip inaktif dilakukan dengan mengisi formulir peminjaman yang kemudian diproses melalui prosedur yang jelas, serta mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku. Peminjaman arsip tidak diperkenankan dilakukan jika dianggap dapat merusak informasi atau fisik arsip tersebut.

Proses Penyusutan Arsip yang Telah Teridentifikasi

Pada tanggal 23 hingga 25 September 2024, Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak melaksanakan Penilaian Arsip Usul Musnah Tahap I, yang melibatkan sejumlah 478 nomor arsip. Proses pemilahan arsip ini dimulai sejak Mei 2024 dan bertujuan untuk menilai arsip-arsip yang sudah habis masa retensinya, dengan berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan.

Jenis arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan pada tahap pertama ini meliputi arsip korespondensi surat-menyurat dari tahun 1999 hingga 2006, serta arsip keuangan berupa Surat Perintah Membayar dari tahun 2005 hingga 2006. Proses ini melibatkan Tim Penilai Pusat (Biro Umum dan P2P) serta Tim Penilai BKK Pontianak, yang bekerja bersama untuk memastikan bahwa arsip yang diusulkan musnah adalah arsip yang memang sudah tidak lagi memiliki nilai guna dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Penyusutan Arsip: Mendukung Efisiensi dan Akuntabilitas

Penyusutan arsip bukan hanya tentang pengurangan jumlah arsip yang ada, tetapi juga merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip dan mengurangi biaya operasional yang dikeluarkan untuk penyimpanan dan pemeliharaan arsip. Dengan adanya program penyusutan arsip yang terencana dan sesuai dengan peraturan yang berlaku, Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak dapat menjaga arsip yang relevan dan memastikan bahwa arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan dengan cara yang aman dan sesuai dengan ketentuan hukum.

Kesimpulan

Pengelolaan arsip, terutama dalam hal penyusutan arsip inaktif, merupakan kegiatan yang tidak hanya penting untuk efisiensi internal, tetapi juga untuk menjamin akuntabilitas dan transparansi lembaga. Melalui penyusutan arsip yang terencana dan berdasarkan pada peraturan yang berlaku, Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak dapat menjaga kualitas manajemen arsipnya, serta memberikan pelayanan yang lebih baik dan lebih efisien bagi masyarakat dan pihak yang membutuhkan arsip tersebut. Penyusutan arsip yang dilakukan dengan penuh kehati-hatian juga mencerminkan komitmen lembaga dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.