PENTINGNYA TATA KELOLA ARSIP YANG EFISIEN DAN EFEKTIF

Ruangan penuh dengan tumpukan kertas dan sulit sekali mencari kembali sebuah arsip yang telah di simpan?

Memangnya penting sebuah arsip ? 

Seringkali kita dibuat kebingungan bahkan sampai kesal bila kita mencari dokumen yang dibutuhkan. Tak jarang kita jadi marah dan kesal dibuatnya karena tidak bisa mencari keberadaannya. Rasa bingungpun menghampiri saat mencari hingga harus menumpahkan seluruh isi lemari. Dokumen yang biasanya dianggap tidak penting kadang membuat kita pusing tujuh keliling ketika tiba saatnya dibutuhkan. Itulah gambaran singkat bila kita tidak peduli dan sering mengabaikan sebuah arsip, terkadang arsip penting yang dianggap tidak penting karena dianggap hal sepele yang tidak setiap hari digunakan atau dibutuhkan. Karena tidak digunakan setiap hari, kita seringkali menyimpanannya secara asal-asalan atau malah cenderung sangat privat hingga yang menyimpan sendiri pun lupa dimana letaknya. Sebelum memahami peran dan seberapa pentingnya peran arsip mari kita pahami yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Undang-undang Nomor 43 tahun 2009)

1. Harus diregistrasi / di agendakan;

2. Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman ;

3. Pendistribusian arsip diikuti tindakan pengendalian Penerimaan Arsip Dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima.

Bagaimanakah kita memperlakukan dokumendokumen tersebut hingga pada saat digunakan bisa dengan cepat diambil ? 

Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas sesuai (Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.01.07/MENKES/540/2024) di buat untuk mempermudah dalam pencarian suatu arsip tersebut sekurang-kurangnya memuat: 

Daftar Berkas sekurang-kurangnya memuat:

1. Nama Unit Pengolah;

2. Nomor berkas;

3. Kode Klasifikasi Arsip;

4. Uraian informasi arsip/berkas;

5. Kurun waktu;

6. Jumlah;

7. Keterangan klasifikasi keamanan dan Akses Arsip; dan

8. Keterangan

Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: 

1. Nama Unit Pengolah; 

2. Nomor berkas; 

3. Nomor item Arsip;

4. Kode Klasifikasi Arsip;

5. Uraian informasi Arsip;

6. Tanggal;

7. Jumlah;

8. Keterangan klasifikasi keamanan dan Akses Arsip; dan 

9. Keterangan

Unit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan ‘’

Taukah kamu arsip juga mempunyai umur loh… ?

Umur yang dimaksud adalah waktu untuk pemakaian Jadwal Retensi Arsip atau lebih dikenal dengan nama JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif. 

1. JRA fasilitatif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan. 

2. JRA substantif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif 

3. Pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Arsip mempunyai fungsi sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan dan memiliki nilai guna yaitu Nilai Guna Primer dan Nilai Guna Sekunder.

1. Nilai Guna Primer 

Merupakan arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut

• Nilai guna administrasi Suatu arsip yang dijadikan sebagai kebijaksanaan serta prosedur persyaratan ketika mengadakan kegiatan 

• Nilai guna keuangan Suatu Arsip yang mengandung segala transaksi dan pertanggungjawaban keuangan 

• Nilai guna hukum Suatu arsip yang memberikan segala informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dalam bidang hukum. Dengan kata lain, arsip yang memiliki hak dan kewajiban baik itu dalam jangka pendek ataupun panjang, yang terdapat dalam kontrak, sewamenyewa dan masih banyak lainnya. 

• Nilai guna ilmiah dan teknologi Suatu arsip yang berisi data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian yang telah dilakukan. 

2. Nilai Guna Sekunder 

Merupakan suatu arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaannya untuk kepentingan instansi ataupun umum dan berguna dalam menjadi bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan.

• • Nilai guna kebuktian Arsip berfungsi untuk menunjukkan fakta dan keterangan yang bisa digunakan ketika menjelaskan perihal pendirian instansi pengembangan serta fungsi dan tugasnya, dan bahkan menjelaskan hasil dari tugas dalam setiap kegiatan yang dilakukan

  • Nilai guna informational Suatu arsip yang berisi tentang segala macam kepentingan bagi penelitian dan sejarah. “ Mari Mulai Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip “

“ Mari Mulai Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip “