Oleh : Utin Enny Maharani
Pontianak, 4 November 2024
Pengertian arsiparis menjadi salah satu istilah yang jarang diketahui oleh banyak orang. Meskipun dalam beberapa bidang sudah sering digunakan, tetapi banyak orang yang belum mengetahui tentang apa yang dimaksud dari arsiparis. Padahal, arsiparis bisa dikatakan sebagai salah satu profesi yang memiliki tugas cukup penting dalam beberapa instansi negara hingga lembaga swasta.
Sekarang ini, profesi arsiparis kurang diminati oleh anak muda. Hal ini tentu saja karena banyak anak muda yang belum terlalu mengetahui tentang arsiparis itu sendiri. Nah, pada artikel kali ini, kita akan membahas tentang pengertian arsiparis beserta tugas dan kewajibannya secara lengkap dan mendalam. Yuk simak sampai akhir!
Pengertian Arsiparis
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, arsiparis bisa diartikan sebagai seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal maupun pendidikan atau pelatihan kearsipan. Arsiparis juga merupakan orang yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung untuk melakukan kegiatan pengarsipan, baik sebagai pegawai negara atau karyawan swasta.
Hampir sama seperti KBBI, berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009, arsiparis dapat didefinisikan sebagai seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Sementara itu, pengertian Arsiparis menurut Permenpan No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis yang telah diubah dengan Permenpan & RB No. 13 Tahun 2016, arsiparis dapat dipahami sebagai seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri. Seorang arsiparis harus mampu melaksanakan tugas dan perannya dengan di instansi atau lembaga manapun sehingga dapat meningkatkan kinerja dari instansi maupun lembaganya.
Jadi, seseorang yang berprofesi sebagai arsiparis perlu memiliki sebuah karakter dengan pribadi yang kuat. Pasalnya, arsiparis merupakan pihak yang mengembang tanggung jawab terkait pengelolaan kearsipan. Tidak hanya itu, arsiparis sendiri juga harus mampu melaksanakan tugas dan perannya dengan semangat integritas yang tinggi dan penuh tanggung jawab. Hal ini dikarenakan arsiparis adalah pihak yang memiliki peran penting dalam melakukan pengelolaan informasi, penjaga, dan pemelihara warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan masa yang akan datang.
Peran Arsiparis
Seperti yang sudah dijelaskan pada bagian pengertian arsiparis, seorang arsiparis memiliki peran sebagai pengelola arsip. Maksud dari pengelola arsip bisa dipahami sebagai seseorang yang menjaga akuntabilitas dari koleksi yang dimilikinya. Selanjutnya, arsiparis juga memiliki peran dalam melakukan promosi agar para pengguna menjadi tahu. Kemudian, peran seorang arsiparis adalah menciptakan arsip yang otentik sehingga dapat dijadikan sebagai bahan untuk melakukan pertanggungjawaban dan alat bukti yang sah.
Terkait peran arsiparis tersebut, beberapa pokok dan fungsinya dalam instansi atau lembaga telah tercermin dari PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Nah, berikut ini adalah beberapa peran atau fungsi dan tugas dari seorang arsiparis, antara lain yaitu:
Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan;
Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Wewenang Arsiparis
Setelah mengetahui tentang fungsi dan tugas dari arsiparis, pada bagian ini akan disajikan tentang tiga wewenang yang dimiliki oleh arsiparis, antara lain sebagai berikut:
Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip;
Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
Kegiatan Pokok Arsiparis
Selain fungsi, tugas, dan wewenang dari arsiparis, berikut ini adalah lima bagian dari kegiatan pokok dari arsiparis, yaitu:
Appraise
Appraise adalah kegiatan menentukan rekod mana yang memiliki nilai permanen dan sebaiknya dipelihara dan dipertahankan. Penentuan keputusan biasanya dilakukan arsiparis bersama pimpinan kunci (key administrators) dan manajer rekod.
Acquire
Acquire bisa dipahami sebagai kegiatan setelah memutuskan arsip yang akan disimpan di mana mereka menambahkannya ke dalam khasanah arsip organisasi.
Arrange and describe
Arrange sendiri merupakan kegiatan penataan file dan menyiapkan finding aids atau alat bantu temu kembali yang membantu pengguna dalam menemukan arsip tersebut.
Preserve
Preserve dapat diartikan sebagai kegaitan pelestarian yang mencakup sejumlah aktivitas termasuk penyimpanan materi arsip ke dalam folder dan kotak yang acid free, dan konsultasi dengan ahli pelestarian dalam penanganan khusus arsip yang rusak.
Provide access and reference service
Kegiatan arsiparis ini dapat dipahami sebagai kegiatan yang mengupayakan agar khasanah arsip dapat dimanfaatkan oleh orang-orang yang membutuhkannya, baik arsip terbuka untuk umum, atau terbatas kepada peneliti atau hanya terbuka untuk staf organisasi.
Tugas dan Kewajiban Arsiparis
Tugas pengelolaan arsip dinamis berdasarkan Pasal 8 ayat 3a tentang jabatan fungsional kepengurusan arsipnas, antara lain sebagai berikut:
Membuat Laporan Evaluasi dan Penilaian Arsip yaitu untuk membuat sebuah laporan evaluasi dan penilaian terkait bidang kearsipan.
Membuat Laporan Pelayanan Arsip adalah membuat laporan pelayanan arsip. Berbeda dengan laporan evaluasi dan penilaian arsip, laporan yang satu ini dibuat untuk mengetahui pelayanan dari bidang kearsipan.
Mendaftarkan Arsip yang Diserahkan adalah mendaftarkan arsip. Setiap arsip yang diserahkan kepada pihak lain, seperti instansi yang sama maupun instansi dari luar. Arsiparis merupakan orang yang bisa melakukan pendaftaran arsip tersebut.
Mendaftarkan Arsip yang Dimusnahkan adalah mendaftarkan arsip yang dimusnahkan. Tidak hanya arsip yang diserahkan yang dilakukan pendaftaran, arsiparis juga perlu melakukan pendaftaran terhadap sebuah arsip yang dimusnahkan.
Membuat Persetujuan Pemusnahan Arsip adalah membuat persetujuan untuk pemusnahan arsip. Selain melakukan pendaftaran terhadap arsip yang dimusnahkan, arsiparis merupakan pihak yang memiliki hak dan kewajiban untuk membuat lembar persetujuan atas dimusnahkannya sebuah arsip. Hal ini menjadi tugas wajib dari seorang arsiparis apabila sudah tiba masa jadwal retensi.
Membuat Jadwal Retensi Arsip adalah membuat jadwal retensi arsip. Arsip pada dasarnya tidak dilakukan penyimpan untuk selamanya. Setiap arsipa memiliki durasi waktu masing-masing untuk diarsipkan. Nah, durasi waktu arsip ini sering disebut sebagai jadwal retensi. Arsiparis mempunyai tugas dan kewajiban untuk menyusun jadwal retensi dari sebuah asip.
Memindahkan Arsip adalah memindahkan arsip. Pada saat arsip yang memiliki bentuk dokumen perlu dilakukan pemindahan. Seorang arsiparis memiliki wewenang unutk melakukan pemindahan setiap arsip berdasarkan petimbangan dan keputusan yang mendukung.
Membuat Daftar Arsip yang Dialih Media adalah membuat daftar arsip yang dialih media. Tugas selanjutnya dari arsiparis adalah memberikan keputusan terkait izin sebuah arsip untuk dilakukan publikasi atau alih media. Di sini, arsiparis perlu mengomunikasikan dan mempertimbangkan dengan berbagai pihak yang memiliki kewenangan terkait asip tersebut.
Membuat Daftar Arsip Vital adalah membuat daftar arsip vital. Dalam bidang kearsipan, ada istilah arsip vital. Arsip vital sendiri dapat dipahami sebagai sebuah arsip yang dianggap sangat penting. Arsiparis memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pembuatan daftar dari setiap arsip yang bisa dikatakan bersifat vital. Apabila sudah, penataan arsip vital akan menjadi lebih mudah.
Membuat Daftar Arsip Terjaga adalah membuat daftar arsip terjaga. Sebuah arsip tentu saja wajib dijaga sepanjang waktu. Sebagai salah satu data yang memiliki nilai penting, seorang arsiparis mengembang tugas dan wewenang yang cukup ketat untuk untuk membuat daftar arsip terus terjaga.
Membuat Salinan Otentik Arsip Terjaga adalah membuat salinan otentik dari arsip terjaga. Setelah dibuat daftar arsip terjaga, berikutnya arsiparis memiliki kewajiban untuk membuat salinan otentik dari arsip yang terjaga. Hal ini akan mempermudah apabila pada suatu waktu, sebuah arsip yang menjadi sangat penting atau bersifat sangat rahasia. Sebagai barang penting dan rahasia, maka harus ada salinan dari arsip tersebut. Pembuatan salinan otentik juga perlu dilakukan apabila ada pihak yang membutuhkannya. Dengan membuat salinan dari arsip otentik, maka arsip otentik dapat terjaga dengan aman.
Memverifikasi Arsip Aktif yang Autentik adalah untuk melakukan verifikasi arsip yang masuk ke bidang kearsipan. Pada bagian ini, seorang arsiparis memiliki tugas untuk memastikan arsip yang masuk agar disimpan dalam bentuk yang asli atau otentik. Hal ini menjadi sangat penting dikarenakan untuk memastikan keaslian dari data atau arsip yang memang harus disimpan.
Melakukan Registrasi Arsip, Arsiparis yang bekerja dalam suatu instansi atau lembaga dapat dipastikan akan bertambah terus seiring bertambahnya waktu. Hal ini dapat menjadikan setiap arsip dari berbagai data yang ada bisa dilakukan pengelolaan dengan baik.
Arsiparis juga memiliki tugas untuk melakukan registrasi arsip yang masuk untuk kemudian disimpan. Untuk tugas ini biasanya akan disediakan ruangan dan tempat spesifik agar arsip dapat tersimpan dengan baik. Arsiparis tidak boleh hanya sekedar menaruh arsip, pada saat arsip masuk, maka arsip harus diurutkan. Hal ini dilakukan sebagai upaya agar arsip tetap tersimpan dengan baik.
Peran Arsiparis dalam Melaksanakan Transformasi Digital Kearsipan
Digitalisasi arsip tidak hanya sebatas beralih dari pengelolaan arsip cetak ke digital, namun juga menjadikan pemanfaatan arsip sebagai fokus dalam pengelolaan arsip digital. Perubahan ini pada akhirnya memberikan peran baru yang sangat penting bagi arsiparis. Selain berperan untuk mengelola, arsiparis juga memiliki peran untuk memastikan bahwa arsip yang disimpan dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal untuk mendukung kegiatan pemerintahan.
Salah satu bentuk pelaksanaannya adalah menyediakan akses yang mudah terhadap data-data strategis yang dibutuhkan dalam pelaksanaan fungsi-fungsi pemerintahan kepada pihak terkait. Dengan akses yang lebih baik, pejabat publik dapat merumuskan kebijakan publik yang lebih solutif untuk mengatasi masalah aktual di masyarakat.
Arsiparis harus menyadari, bahwa pengelolaan arsip tidak lagi sekedar dokumentasi dan pelaporan kegiatan semata. Pengelolaan arsip harus dilakukan dengan berorientasi pada pemanfaatan data. Dengan menanamkan paradigma ini, arsip digital dapat memberikan dampak yang signifikan dalam mendukung terwujudnya sistem tata kelola pemerintahan yang lebih baik, khususnya dalam perumusan kebijakan yang solutif.
Pengelolaan Arsip dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik
Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
pelaksanaan di Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak seperti arsip-arsip Standar Pelayanan Publik :
Standar Pelayanan Vaksinasi Internasional dan Penerbitan ICV
Standar Pelayanan Izin Laik Terbang/Layar
Standar Pelayanan Penerbitan Keterangan Pengujian Sehat
Standar Pelayanan Penerbitan Ship Sanitation Control Exemption Certificate / Ship Sanitation Control Certificate ( SSCEC / SSCC )
Standar Pelayanan Penerbitan Certificate Of Pratique (COP)
Standar Pelayanan Penerbitan Port Health Quarantine Clearence (PHQC)
Standar Pelayanan Penerbitan Buku Kesehatan Kapal (Health Book)
Standar Pelayanan Penerbitan Sertifikat P3k Kapal
Standar Pelayanan Rujukan Orang Sakit
Standar Pelayanan Pengawasan Lalu Lintas Jenazah
Standar Pelayanan Penerbitan SLHS dan Labelisasi melalui Online Single Submission (OSS)
Peranan system penyimpanan arsip sangatlah penting sebagai sumber informasi dan pengingat dalam bidang administrasi perusahaan, sehingga beberapa hal sangat dibutuhkan sebagai salah satu pilihan dalam melakukan pengembangan pada system penyimpanan arsip yang tepat.
Untuk meningkatkan kualitas pelayanan public di Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak khususnya dibidang pengarsipan adalah memberikan fasilitas yang lebih untuk penyimpanan arsip. Arsip yang berupa file bisa disimpan dalam bentuk file, untuk menghindari terjadinya penumpukan berkas dalam bentuk surat menyurat yang disimpan didalam lemari pengarsipan.
Salah satu kendala yang terjadi di Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak adalah belum adanya SDM Fungsional Arsiparis.
pengelolaan kearsipan di Balai Kekarantinaan Kesehatan telah dilakukan dengan baik, meskipun pelaksanaan belum maksimal. Saran yang bisa diberikan ke pada pengelola ke arsipan di Balai Kekarantinaan Kesehatan adalah :
Perlu dilakukan penambahan ruangan yang dikhususkan untuk penyimpanan arsip sehingga tidak ada dokumen-dokumen yang tersimpan di gudang, dan arsip-arsip berupa dokumen lama tetap menyatu dengan arsip lainnya.
Perlu dilakukan pencatatan pada setiap peminjaman arsip atau dokumen meskipun pihak peminjam dari lingkungan intern Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I pontianak untuk memudahkan pelacakan arsip atau dokumen.
Perlu adanya diklat atau bimtek dalam pengelolaan pengarsipan bagi pegawai atau pengelola arsip di Balai Kekarantinaan Kesehatan Kelas I Pontianak.
